Min hverdag styres i stor grad av de meldingene jeg får via e-postsystemet. Daglig mottar jeg et betydelig antall e-poster som skal leses, videresendes, arkiveres og/eller besvares. Jeg bruker mye tid på dette og noen ganger føles det uoverkommelig å komme seg gjennom de innkomne e-postene.

Det skal ikke underslås at e-postsystemet fører mye godt med seg. Man mottar informasjon, man får raskt spredt informasjon og man får gitt beskjeder hurtig. På den måten bidrar e-posten til at man blir mer effektiv som leder. Men noen ganger er man for rask til å trykke på send knappen, og forsøket på forenkling ender i merarbeid og nye personalutfordringer. Jeg tenker da på de e-postene man sender, men som man burde latt være å sende eller hvor man burde formulert seg annerledes.

Ut fra egne erfaringer har jeg etablert følgende tommelfingerregler.
1. Gi aldri negative tilbakemeldinger til dine medarbeidere via epost. En negativ tilbakemelding gitt i en e-post fra sjefen slår hardt; erfaringsmessig mye hardere enn tiltenkt. Slike e-poster blir samlet på og du vet ikke når de blir tatt fram igjen og brukt mot deg. Ønsker du å gi en negativ tilbakemelding til en medarbeider bør du oppsøke han eller hun og ta en samtale på tomannshånd. Vær tydelig når du gir din tilbakemelding og gi den andre anledning til å forklare seg og eventuelt forsvare seg.

2. Unngå å legge inn negative kommentarer eller personkarakteristika i e-poster som går til mer enn én person. Slike e-poster har en tendens til å spres videre og du har ikke kontroll med hvem som får lese den. Igjen kan du gå ut fra at e-posten lagres og blir brukt mot deg når du minst tenker det.

3. Dersom du ønsker å komme med konstruktiv kritikk til et manuskript skrevet av en medarbeider eller kollega så gjør det i en e-post som kun går til den som har skrevet manuskriptet. Vær forsiktig med å sette andre medarbeidere eller kolleger i kopifeltet når e-posten sendes. Min erfaring er at de fleste forskere tåler sterk faglig kritikk så lenge den er konstruktiv og så lenge ingen andre ser den. Det utløser lett sterke følelser og en opplevelse av å tape ansikt dersom andre får lese sjefens kritiske kommentarer til det du har skrevet.

4. De e-postene du mottar med negativ kritikk rettet mot deg selv bør du la ligge ubesvart over natten. Det føles utrolig godt å sette seg ned umiddelbart og skrive av seg irritasjonen, men la deg ikke friste til å sende meldingen. I så fall har du satt i gang en prosess du ikke har kontroll over og du bidrar til å eskalere en konfliktsituasjon. Som leder må du kunne leve med at enkelte medarbeidere ønsker å kritisere deg og skjelle deg ut etter noter. Du har lov til å forsvare deg, men du må beherske deg og ikke falle for fristelsen til å bruke samme teknikk selv. Du må gå ut ifra at enhver respons du kommer med per e-post vil bli lest med svært kritiske øyne. Hvert ord og hver setning vil bli fortolket i verst tenkelige retning for å søke bekreftelse på at du er den idioten du blir beskyldt for å være. Min anbefaling er å la være å svare skriftlig på de krasseste e-postene og heller ta en samtale under fire øyne med den som har kritisert deg.