I en tidligere blogg om EU forskning avslørte jeg meg som en varm tilhenger av ”top down” styrte prosesser. Jeg understreker at det gjaldt for initiering og oppfølging av EU søknader. For øvrig har jeg veldig stor tro på medarbeidernes initiativ, og jeg tar gjerne imot ”bottom up” forslag. Jeg vil i denne bloggen gi et tips til hvordan du skal få gjennomslag for dine ideer hos sjefen.

Gjennom ”bottom up” initiativ får jeg mange gode forslag til nye forskningsprosjekter og forbedringer av rutiner og prosedyrer som bidrar til å heve kvaliteten på arbeidet vårt. Man skal ikke undervurdere den kreative kraften som utløses i kunnskapsinstitusjoner når lederne er tydelige på at de vil ha forslag fra ”golvet”. Jeg kan bruke meg selv som eksempel på hva som skjer dersom ledelsen ikke er åpen for ideer og initiativer fra medarbeiderne.

Jeg arbeidet drøyt 2 år som nasjonal ekspert i Europakommisjonen i Brussel. EU Kommisjonen har kopiert prosedyrene og tenkningen til det franske byråkratiet. Der gjør du hva du er satt til å gjøre, og du gjør det på den måten du er fortalt det skal gjøres. Jeg kom inn i Kommisjonen med friske øyne. Som nordmann var jeg vant til at jeg kunne gå til sjefen hvis jeg hadde noe jeg oppfattet som en god idé. Jeg så muligheter til prosedyreforbedringer og jeg hadde ideer til nye aktiviteter. Jeg presenterte de for sjefen (Head of Unit), men han var ganske lunken. En dag jeg kom med et helt konkret forslag sa han rett ut at han ikke ville følge opp ideen min selv om den kunne være god. Han begrunnet det med at hvis dette forslaget førte til noe bra, så ville direktøren ta æren. Dersom det ikke gikk så bra fikk han skylda. Jeg er tilpassningsdyktig så det tok meg ikke lang tid før jeg fant min plass i hierarkiet og gjorde akkurat det jeg var satt til å gjøre og heller ikke noe mer.

At mine forslag ble avvist av sjefen gjorde noe med meg som medarbeider. Jeg mistet motivasjon, jeg ble passiv og jeg ble reaktiv i stede for proaktiv. Sannsynligvis reagerte jeg akkurat slik mange medarbeidere gjør i norske virksomheter når sjefen ikke er lydhør for forslag fra sine ansatte.

Det er noe ved den norske likhetskulturen, tror jeg, som gjør at norske arbeidstakere forventer at sjefer skal være lydhøre for forslag og synspunkter fra sine medarbeidere. På dette området tror jeg norske medarbeidere har større forventninger enn ansatte i virksomheter i de fleste andre land. Det er en utfordring for oss ledere. På den annen side resulterer denne forventningen i mer kreative og proaktive medarbeidere. Jeg er ikke i tvil om hva jeg foretrekker. Jeg vil ha medarbeidere som tenker nytt og presenterer ideene sine for meg og forventer at jeg følger opp forslagene.

Så er spørsmålet; når er det beste tidspunktet å presentere ideen for sjefen og i hvilken form? Vi ledere er ulike og vi vil nok svare forskjellig på dette spørsmålet. Personlig foretrekker jeg at medarbeiderne kommer når de har en grovskisse eller et råutkast til en idé eller et prosjekt. Det gir meg muligheten til å spinne videre på ideen, gi råd om forbedringer, være med på å få eierskap til ideen og derigjennom forpliktende engasjement for å sikre gjennomføring.

Hvis jeg skal ha ansvar for implementering eller gjennomføring av en ny idé, liker jeg dårlig å blir presentert for et ferdig gjennomtenkt prosjekt der jeg kun forventes å sørge for de nødvendige ressursene. Det passer meg dårlig.

Jeg tror mange ledere tenker som meg. Vi tar gjerne imot gode ”bottom up” forslag, men presenter de for oss mens de fortsatt er på idéstadiet. Gi oss muligheten til å være med i den kreative prosessen. Gi oss eierskap og gjør oss til din allierte. Da er sannsynligheten størst for at vi gir deg det nødvendige handlingsrommet og ressursene til gjennomføring.