- Er min konklusjon når det gjelder utarbeidelse av søknader til ”Samarbeidsprogrammet” (Cooperation) innen EUs 7. rammeprogram. Jeg uttaler meg i denne sammenhengen kun om de tilfellene hvor man påtar seg koordinatorrollen i prosjekter. Blir man invitert med som partner og ansvarlig for en mindre del av et prosjekt, stiller det seg annerledes. Jeg bygger min oppfatning på kunnskap og erfaring fra deltagelse i søkerprosesser og evalueringer av EU søknader.

Det er tidkrevende å skrive en god EU søknad og for å lykkes må man inneha flere og svært ulike kompetanser i teamet som skriver søknaden. I tillegg til å være ekspert på det vitenskapelige området, må man ha inngående kunnskap om prosjektledelse, budsjettering, opphavsrettigheter, formidling samt evne til å beskrive nytteverdien av den forskningen som planlegges.

Når initiativet kommer nedenfra, er det vanlig praksis at forskeren sammen med sin forskergruppe må ta hovedansvaret for søkerprosessen. Det er ikke lett å få ledelsen til å stille ekstraordinære ressurser til rådighet med mindre ideen sammenfaller med vedtatte strategier og ligger innenfor satsingsområder. Uten betydelig assistanse fra en profesjonell administrasjon og andre ressurspersoner utenfor forskergruppen, ender man ofte opp med slitne forskere og for dårlige søknader.

Når initiativet kommer fra toppen og forankres i vedtatte strategier, må man forvente at forskerteamet får tilført nødvendige ressurser og støtte til å sikre at søknaden blir god. I alle fall har forskeren som blir spurt om å påta seg koordineringsansvaret et meget godt forhandlingskort. Den påtenkte koordinatoren kan kreve og forvente å få administrativ støtte, ekstra midler til planleggingsarbeid, workshops etc. og innleie av hjelp til å bistå med selve skrivearbeidet om det er ønskelig.

En utlysing innen Samarbeidsprogrammet i Rammeprogrammet må vurderes som en anbudsutlysing, og for å lykkes i evalueringen må man presentere en søknad – et tilbud- som svarer godt på spesifikasjonen i utlysingsteksten.

Kreative og engasjerte forskere på pengejakt ser ofte EU utlysninger som gylne muligheter til å finansiere egne forskningsideer. De er ofte så oppslukt i egen forskning og egne ideer at de glemmer å lese utlysingsteksten grundig. De kan skrive meget gode søknader, men det blir andre prosjekter enn det EU har bedt om.

Forskere som har fokus på å finansiere egne forskningsbabyer, pleier å legge inn arbeidspakker og aktiviteter som primært er av interesse for forskeren selv, men som er av mindre relevans for utlysingen. Evaluatorer er rå til å oppdage slike innskrevne babyer og det straffer seg i evalueringen.

I bottom-up initierte prosjekter er det vanlig at koordinatoren inviterer med seg gamle kjenninger og forskergrupper han/hun har arbeidet med tidligere. Det skjer ut fra tankegangen om at ”jeg inviterer deg med nå og så vil du invitere meg med neste gang”. På den måten får man lett konsortier med relativt ensartet kompetanse og det mangler derfor nødvendig bredde i kompetanseprofilen til å svare godt på utlysingen.

Forskere som har blitt bedt av sine ledere om å koordinere søknadsprosesser har som regel et mer distansert forhold til tematikken det skal arbeides med. De er ofte seniorforskere som har gått over i lederroller der de har som hovedoppgave å legge til rette for andre forskere. Distansen til tematikken gjør koordinatorene bedre i stand til å analysere utlysingstekstene og designe prosjekter som primært ivaretar oppdragsgivers ønsker. De har heller ingen interesse av å legge inn egne babyer.

Disse forskerne har også mindre behov for å ta med seg ”buddies” i prosjektet. De er mer aktive i jakten på partnere med komplementær kompetanse. Konsortiene blir ofte mer blandet og har en kompetanseprofil som passer bedre til utlysingen.

Forskere med distanse til de aktivitetene som planlegges er også vanligvis flinkere til å fordele oppgavene slik at det blir en god balanse i prosjektet. Det sikrer at søknaden dekker godt alle de områdene som forventes dekket.