Administrasjonen - den stygge andungen?

Med jevne mellomrom skrives det om byråkratiseringen av universitets- og høgskolesektoren. Rune Slagstad skrev tilbake i 2009 en kronikk med tittelen ”Akademisk båndtvang” med utsagn som: ”…blir det klassiske universitet gradvis omformet til en serviceleverandør, der de vitenskapelige ansatte i økende grad underordnes byråkratisk kontroll.”

Dette medførte en stor diskusjon om forholdet mellom administrasjonen og de vitenskapelige ansatte. Utgangspunktet virket å være en bokinnkjøpsavtale.

Nylig måtte en minister gå av på grunn av rot med tildeling av offentlige midler. Det viste seg at politisk ledelse tildelte midler til ulike gode formål uten å ivareta regelverket for økonomihåndtering. I stedet for å få drive med politikk og løfte SV fram på meningsmålingene, ble et politisk talent ”filleristet” og uthengt som en dårlig leder. Jeg er overbevist om at Lysbakken i dag ville ha satt pris på hvis interne rutiner hadde stoppet utbetalingene.

Jeg er stolt over at vi har fått en administrasjon som bidrar til at forskerne våre ikke ender opp med å ødelegge karrierene sine på grunn av dårlig økonomihåndtering. Administrasjonens oppgave er å legge til rette for at vi lykkes i den faglige virksomheten med undervisning, forskning, nyskaping og formidling. Samtidig skal de se til at administrative rutiner, det være seg økonomi eller personalhåndtering, skjer i tråd med god forvaltningskikk.

Jeg får i blant referert enkeltepisoder om hvordan serviceenheten vår stopper innkjøp på grunn av at det bryter med lovverket. Det medfører ikke alltid gode ord fra de som får beskjed om at det ikke kan gjøres slik de ønsker, men jeg er overbevist om at det sikrer mulighetene for fortsatt vitenskapelig suksess i stedet for å få navnet sitt knyttet til ulovlige transaksjoner og økonomisk rot. Det er vel knapt noe som tar så mye energi og fokus som at noen stiller spørsmål ved en persons integritet i det offentlige rom.

Det betyr ikke at det er et bevisst forsøk på å gjøre noe galt, men forskere vil ofte ha raske løsninger. Anbudsreglement og habilitet kan fort glemmes når ting skal skje raskt. Forskere som er flink til å skaffe eksternfinansiering, har selvfølgelig et stort eierforhold til disse midlene, mens økonomihåndteringen må skje på tilsvarende vis som for alle andre midler ved universitetene. Enkelte av prosjektlederne våre forvalter betydelige ressurser.

Slik sett burde kanskje vitenskapelige ansatte i langt større grad gi positive tilbakemeldinger til de som sitter og ivaretar regelverket. De gjør det ikke ut fra en indre lyst om å være vanskelig, men utfører den jobben vi har satt dem til å gjøre. Misnøye og kritiske kommentarer bør stiles til de ansvarlige lederne. Vi er lydhøre for å gjøre endringer og justeringer hvis det viser seg at rutiner og krav er unødvendig tungrodd. Det hører også med til bildet at jeg får mange positive tilbakemeldinger på hvordan administrasjonen bistår forskerne i ulike aktiviteter.

Under et møte for prosjektledere av eksternfinansierte prosjekt, uttalte en av de erfarne forskerne på fakultetet: ”Alle som sitter her i salen er enig i at det brukes for mye ressurser på administrasjon. Samtidig ønsker alle økt administrativ støtte til prosjektet sitt.” Dette viser noe av dilemmaet som ligger i ledelsen av slike virksomheter.

Der har skjedd store endringer i det administrative støtteapparatet ved universitetene våre. I takt med den økende kompleksiteten i lovverk og rutiner, har det skjedd en spesialisering i oppgaver og krav om kompetanse.

Ved Det medisinske fakultet, NTNU gjennomgikk vi det administrative støtteapparatet i 2006-2007 for å se om vi utnyttet ressursene våre godt nok. Det var et stort prosjekt som medførte at nesten 100 personer fikk nye stillingsbeskrivelser. Resultatet ble en økende spesialisering av oppgaver og personer med tilsvarende oppgaver ble lokalisert sammen. Vi har etter dette blitt mindre sårbar for sykefravær og ferier. Det har også gitt økt kvalitet på det administrative arbeidet, men også utfordringer.

Mange av de som sitter i administrative stillinger i dag kunne like gjerne hatt en vitenskapelig karriere. Økt kompetanse blant administrative ansatte gir også økt ønske om endringer for å bli enda bedre. Det er en fare for at dette kan skape et ”administrativt sug” med stadige nye bestillinger og krav om arbeidskrevende tilbakemeldinger. Det er derfor en konstant avveining mellom nye tiltak som isolert sett kan bedre virksomheten og ro til å kunne gjennomføre den faglige aktiviteten. Vi ser fordelen av at vi nå har enhetlig ledelse av den faglige og administrative virksomheten.

Vi har arbeidet mye med at administrasjonen er en felles ressurs for hele fakultetet, uavhengig av om aktiviteten skjer på institutt eller på fakultetsnivå. Samtidig lykkes vi bare i den grad som NTNU lykkes som en samlet virksomhet.

Jeg skryter ofte av alle suksessene våre innen forskning – noen synes nok at jeg burde dempe meg i blant. Jeg er allikevel overbevist om at det er viktig å vise fram alle de gode eksemplene. Virksomheten vår betales av samfunnet og derfor er det viktig at folk flest får ta del i alt det positive som skjer.

Samtidig vet jeg at for å lykkes slik vi gjør, så trenger vi en god administrasjon. Jeg er utrolig glad for den jobben de gjør og som setter oss i stand til å holde fokus, og lykkes med den faglige virksomheten.