Denne uka var i underkant av 150 administrativt ansatte og ledere ved fakultetet vårt, samlet til felles seminar på Røros. Det høres ut som et høyt antall, men vi er over 1200 ansatte totalt ved fakultetet.

Jeg har tidligere skrevet om viktigheten av å ha en god administrasjon ved universitetene. Tidvis kan det virke som administrasjonen er den stygge andungen, men en god administrasjon er gull verdt for at vi skal lykkes i å bli best med kjerneaktivitetene våre.

Jeg omtalte i det refererte blogginnlegget den store omleggingen vi gjorde i administrasjonen i 2006-2007 for å få mer ut av ressursene våre. Det var et stort prosjekt som medførte at nesten 100 personer fikk nye stillingsbeskrivelser. Resultatet ble en økende spesialisering av oppgaver og personer med tilsvarende oppgaver ble lokalisert sammen. Det gjorde oss mindre sårbare for sykefravær og ferier og økte kvaliteten på det administrative arbeidet.

Omleggingen ga også noen utfordringer. Det ble langt færre administrativt ansatte ved instituttene og selv om oppgavene hadde blitt flyttet til fakultetsnivået, ble det en utfordring å håndtere arbeidsoppgavene til instituttene.

Det vi opplevde var at det ble ofte glemt av en sterk fakultetsadministrasjon at de ikke lenger skulle bestille oppgaver fra instituttene, men selv håndtere det som tidligere var blitt gjort på instituttnivå. Vi har gjennom felles innsats og en noe styrket instituttadministrasjon klart å løse de fleste utfordringer. Det viktigste har kanskje vært arbeidet for å viske ut skillet mellom institutt og fakultet. Målsettingen er å tydeliggjøre for alle på fakultetet at vi har én felles administrasjon.

Som et ledd i forberedelsene til seminaret, hadde alle enhetene blitt utfordret til å lage et innslag om hvilke forventninger de har til ledelsen og hva de kan bidra med for at vi skal lykkes med å nå målene våre.

Sjelden har jeg opplevd så mye kreativitet. Mange av enhetene hadde laget filmer som var fylt med humor, men som i tillegg hadde et klart budskap om hva de opplevde som viktig. Andre hadde laget alt fra revyinnslag til flotte presentasjoner som ble fremført for forsamlingen. Det varmet å høre fra en nytilsatt som kom fra en annen offentlig virksomhet, at han i løpet av dagen hadde opplevd mer kreativitet enn de åtte årene på forrige arbeidsplass. Kreativitet er viktig for en institusjon som NTNU og viktig for at ansatte skal trives i en travel hverdag.

Om kvelden ble beste innslag kåret og det var en musikkvideo fra Studieseksjonen. Med utgangspunkt i melodien til «Sammen for livet», sang de om at «vi vil ha ansvar, vi vil være med, beslutninger og medvirkning, en synlig og klar ledelse» og med refrenget «Så er vi med for fakultetet, sånn kan det skje vi ser at det gror. Er dere med for fakultetet, samarbeid er ikke bare et ord.»

Vi skal gå grundig gjennom alle innspillene vi fikk, men det var mange som ønsket en synlig og klar ledelse, medvirkning, informasjon, og at det legges til rette for et godt samarbeid på tvers av enhetene. Samtidig var alle enhetene på tilbudssiden for å bidra til at vi sammen når målene våre. Det er en klar og felles forståelse for at administrasjonen skal legge til rette for at kjerneaktivitetene med forskning, utdanning, nyskaping og formidling lykkes.

Det var viktig for oss å bygge en felles referanseramme for organisasjonen på et slikt seminar. Til det hører det med å fortelle om historien fra å være det minste fakultetet ved NTNU til å bli det største i antallet ansatte og nest største i omsetning. Det er lett å glemme at for nytilsatte er dagens situasjon det eneste de kjenner og historien bidrar til at alle administrativt ansatte får det samme utgangspunktet for veien videre.

Det var også viktig å fortelle om alle de store aktivitetene og prosjektene som vi arbeider med for tiden. I en spesialisert hverdag er det viktig å se egen aktivitet som en del av en helhet. Som ledere er vi opptatt av å selge aktiviteten vår til eksterne samarbeidspartnere, men glemmer at alle ansatte i egen organisasjon trenger den samme informasjonen. Det gir mer inspirasjon å vite at de enkelte arbeidsoppgavene som gjennomføres er viktige for at vi skal lykkes som fakultet.

Det medisinske fakultet er ikke stedet for de som ønsker at alt skal være som før. Vi får stadig nye forskningsprosjekter og utdanningstilbud. Vi ønsker å ta ansvar for nye nasjonale og internasjonale oppgaver. Vi ønsker å være i front i kommunikasjon og formidling. Vi ønsker å bidra til nyskaping og nye arbeidsplasser. Vi ønsker å skape en administrasjon som stadig må finne nye løsninger for å komme i mål. Dette gir en svært dynamisk organisasjon og ikke minst spennende arbeidsplasser.

Jeg er utrolig stolt over administrasjonen vår og ikke minst stolt over hvordan de hele tiden ønsker å bli bedre. På seminaret var det mange diskusjoner som pekte fremover og at alt vi gjør henger sammen med visjonen vår, Helse for en bedre verden.